Il processo di informatizzazione delle Pubbliche Amministrazioni in Italia è partito nel 2014 con l’approvazione dell’articolo 17, comma 2 del DPCM 13 novembre 2014 riguardante l’applicazione del protocollo informatico e la produzione di documenti informatici. Ciò significa sostanzialmente che le Pubbliche Amministrazioni – per snellire le pratiche e ridurre la produzione cartacea – devono impegnarsi nell’adeguamento dei propri sistemi informatici al fine di rendere fruibili i servizi anche telematicamente e riducendo costi e tempi delle pratiche amministrative. Uno dei risultati di questa fase di ristrutturazione informatica della PA è la nascita del portale NoiPA che è riservato ai dipendenti pubblici e ai cittadini. Il cronogramma per l’attuazione degli obiettivi è, però, stringente. Il termine ultimo e improrogabile per l’adeguamento della PA alla gestione informatica dei documenti è il 12 agosto 2016.
Cosa comporta il processo di informatizzazione delle PA
Entro il 12 agosto, le Pubbliche Amministrazione devono formalmente ed effettivamente abbandonare la “carta” a favore dell’applicazione del protocollo informatico come sancito per legge. Ciò significa che tutte le P.A. devono adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti affinché siano in gradi di produrre in formato digitale tutti gli originali dei documenti amministrativi. I documenti informatici devono essere prodotti attraverso software specifici oppure acquisiti tramite scansione (OCR – sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri) oppure trascritti manualmente su supporto elettronico (“ricopiati” su file word.
Come i documenti cartacei, anche quelli digitali devono essere archiviati e conservati nel tempo; per conservare adeguatamente dei documenti informatici di importanza come quelli prodotti e custoditi dalle P.A. occorre rispettare degli standard di Qualità, Sicurezza, Integrità e Immodificabilità.
La qualità e la sicurezza possono essere garantiti attraverso un sistema di gestione interna che prevede un numero di protocollo, la correlazione eventuale con altri documenti e fascicoli, l’accesso ai documenti in modalità riservata e la trasmissione degli stessi solo ai soggetti interessati (certificati di residenza, stati di famiglia, cedolini e così via) sia interni che esterni alla P.A. (relazioni con il pubblico). Per qualità si intende anche la leggibilità del documento oltre che visiva anche di fruizione, infatti, ogni documento deve riportare il formato elettronico in cui è scritto (.pdf, jpg, .txt, .tiff, .xml e così via), nonché mettere eventualmente a disposizione dell’utente il software scaricabile necessario per la lettura dei documenti.
L’intergrità e l’immodificabilità dei documenti deve essere garantita attraverso procedure e protocolli per cui il documento risulti completo e non modificabile nelle sue parti (sia forma che contenuto) e resti tale per tutto il ciclo di gestione.
Primi importanti risultati della digitalizzazione delle P.A. sono stati i diversi portali per la consultazione e l’informazione, le procedure di “intranet” per la gestione dei dipendenti pubblici, la diffusione della PEC (Posta elettronica certificata), la dichiarazione dei redditi online e precompilata. Tutto questo, oltre che ridurre le spese delle P.A. è una garanzia di trasparenza ed efficienza nei confronti dei servizi al cittadino.